הספק שלי עדכן אותי כי הוא מוכר את העסק שלו למישהו אחר. ההסכם שחתמנו עם הספק תקף לעוד שנה לפחות. האם צריך לחפש ספק אחר?

לא. אין צורך. מלכתחילה אפשר לקבוע בחוזה – מה יקרה אם... ולהחליט שאסור למכור בלי לקבל הסכמה מראש או שאפשר למכור ולצד השני תהיה היכולת להחליט האם ל"צאת" מההסכם או להישאר.
אפשר גם (ורצוי) לעגן הסכם בין כולם שנקרא: "הסכם הסבה". בהסכם זה יש שלושה צדדים וקובעים בו כי  המחוייבות של כל הצדדים משתנות בהתאם לשינוי הפרסונאלי לאחר המכירה. המשמעות – ההסכם עומד בתוקפו והספק/קבלן החדש נכנס בנעלי הישן וחלות עליו כל ההתחייבויות בהסכם.

בהסכם שלנו יש נספח המפרט את המוצרים שאנחנו רוכשים מהספק ומחירם. אנחנו רוצים לרכוש מוצרים נוספים על אלו הקבועים באותו נספח. איך הכי יעיל לעשות זאת?

כשעובדים עם ספק מסויים בעסקים הדוגלים בקידום אסטרטגיית רכש מומלץ לעבוד ולשתף את הספק כחלק אינטגראלי מהמערכת. מה זאת אומרת? - לתכנן קדימה. כבר בחוזה להחליט כי במידה ותחליטו לרכוש מוצרים נוספים המחיר שיגבה עליהם הספק יהיה X פחות אחוז מסויים מהמחירון המפורסם של הספק. לחילופין, אפשר לשקלל את אחוז ההנחה שהעניק לכם הספק למוצרים בהסכם ואותו אחוז יחול לגבי כל מוצר חדש שיירכש באמצעות אותו ספק.
אם הנושא לא מופיע בהסכם שנחתם עם הספק אפשר תמיד להוסיף תוספת להסכם, המהווה חלק בלתי נפרד מההסכם והיא תקבע את הנוסחה שתחול לגבי מוצרים חדשים או שפשוט תפרט את אותם מוצרים.

אנחנו רוצים לחדש הסכם שירותים לעסק. הקבלן הקודם כל הזמן החליף את העובדים. איך אפשר להימנע מהתופעה?

אפשר לנסח כמה תנאים בהסכם שיקלו על העניין; במיוחד אם מדובר בשירותים המהווים נדבך חשוב בתפקוד הארגון (הסעדה, הסעות, ניקיון וכיוב'):

1. לקבוע מספר מקסימאלי של עובדי הקבלן שיכולים להתחלף במהלך תקופת ההתקשרות. ואז לקבוע "פיצויים מוסכמים" על כל עובד שיוחלף מעבר לסף שנקבע.
2. להסכים על "משרות מפתח" שאותן אי אפשר להחליף ללא הסכמת הצד השני (אחראים, מנהלי עבודה, שפים וכיוב'). וגם כאן לקבוע פיצויים מוסכמים על חריגות.

קיבלנו מהספק רק חלק מהפריטים שהוזמנו באותה הזמנה. מה לעשות?

מועד אספקה מהווה נושא מהותי בפעילות הרכש. ככל שניתן כדאי לקבוע כללים שימנעו תופעות של איחורים באספקה על מנת לדאוג לפעילות תקינה ושוטפת של העסק..אי אספקת פריט כלשהו במועד האספקה הקבוע בהזמנה לאותו פריט יהווה "אספקה חלקית" של אותה ההזמנה ולכן יחשב  לאיחור במועד אספקה ובעצם להפרתה על כל המשתמע מכך. אפשר בקלות למנוע ויכוח בין הצדדים האם מדובר באיחור או לא כבר בניסוח ההזמנה ולקבוע כי פיצול אספקת טובין שהוזמנו באותה הזמנה יחשב כאיחור באספקה לכל דבר ועניין במיוחד אם קובעים פיצוי כלשהו בגין איחורים.

מה ההבדל בין ספק שהוא חברה לבין ספק שהוא עוסק מורשה. מה המשמעות על ההסכם שלנו ועל תוקף התחייבויות הספק מולנו?

מדובר בשתי סיטואציות משפטיות שונות לחלוטין:

1. הספק/קבלן מהווה אישיות משפטית נפרדת (דהיינו, הוא מאוגד כחברה או כל גוף "משפטי" אחר) – גם אם הבעלים (כלומר, בעלי המניות) מוכרים את המניות לגורם אחר החברה כגוף משפטי עומדת בעינה. במצד כזה  אין שום בעיה מבחינת ההסכם וכל ההתחייבויות (של כל הצדדים) תקפות.
2. הספק/קבלן – אדם פרטי (עוסק מורשה) – או אז, ההתחייבות היא אישית של אותו בעל עסק.  כשמוכרים את העסק בעצם ה"פרסונה" מולה עומדים היא אותו אדם ועליו חלות כל ההתחייבויות.

התקשרנו בהסכם אספקת מוצרים שוטפים במחיר X . מועד אספקה היה אמור להיות 30.11. בשל תקלה אצל הספק סופקה הסחורה באיחור של 28  יום. בתקופת הביניים נדרשנו להזמין דרך ספק אחר במחיר גבוה יותר. האם ניתן לקבל את ההפרש מהספק  המאחר?

בראש ובראשונה צריך לבדוק מה אומר ההסכם שנחתם מול הספק המאחר, שכן ה"תרופות" בעניין זה יכול ותהיינה מגוונות; בין אם רק מחייבים את הספק בהפרש או שמחייבים אותו בנוסף גם בפיצוי מוסכם בגין האיחור זו גם יכולה להיות עילה לביטול העסקה אם כבר נרכשה הסחורה אשר הוזמנה ממנו. גם אם אין התייחסות ספציפית בהסכם לאיחור באספקה הרי שאספקה במועד מאוחר יותר נכנסת בגדר הפרה אשר  יכולה להביא לנקיטת צעדים מול הספק ובין היתר חיוב שלו בגין ההפרש. בכל מקרה חשוב להיות נכונים לאיחורים באספקות ולהיערך לכך (מההיבט המשפטי) תוך עיגון הנושא בהסכם ואז לכלול פיסקה שמתירה רכש מגוף שלישי והטלת העלויות על הגורם בשלו נדרש צעד זה.

האם הבטחה בע"פ ביחס למחיר מחייבת את הארגון מול הספק?  קניין הבטיח לספק כי מחיר העסקה יעמוד על X . האם אנחנו כארגון מחוייבים למחיר או - האם התחייבות לביצוע העסקה נוצרת אך ורק כאשר קיים מסמך חתום?

לאו דווקא. התחייבות לביצוע עסקה יכול ותהא בע"פ. ואולם יש לזכור כי ישנן עסקאות מסויימות המחייבות מסמך בכתב (רובן עסקאות במקרקעין "דרישת הכתב"). יחד עם זאת יש לקחת בחשבון כי באופן עקרוני התחייבות של גוף (חברה/שותפות- להבדיל מהתחייבות של יחיד -  יכולה לחייב את אותו הגוף רק אם היא עונה לתנאים הקבועים במסמכי ההתאגדות של אותו הגוף ובהחלטותיו. דהיינו, מי מוסמך לחייב ולהתחייב בשם הגוף וכמובן מי מורשי חתימה. הבעיה בהתחייבות של גורם מתוך הארגון כלפי ספק חיצוני היא פחות משפטית אלא יותר ערכית כי אם הארגון לא יכבד את ההבטחות של אנשיו כלפי גורמי חוץ הדבר יכביד על המהלך העסקי בעתיד.

גילינו שהספק שלנו מספק את המוצרים יותר זול לחברות אחרות מה ניתן לעשות?

כמו תמיד צריך קודם כל לבדוק אם אין התייחסות בהסכם מול הספק למצב בשוק ולמיצוב הארגון בקשת הלקוחות של אותו הספק. במידה ואין יש לקחת זאת לתשומת הלב אם מדובר על הסדר ארוך טווח בין הצדדים כך שלשני הצדדים יש אינטרס שהעסקה תהא מתמשכת וכדאית. ישנן כמה דרכים לעגן זאת משפטית: אחרי חתימת הסכם בצירוף תוספת המעגנת את המחיר החדש.  במידה ואין הסכמה ואם ההסכם לא מחייב את הארגון לרכוש באופן שוטף פשוט להפסיק את הרכש דרך הספק. הדרך המומלצת היא כאמור לדאוג לכך מבעוד מועד. דהיינו לפני חתימת ההסכם ולהסכים על סעיף לפיו המחיר יהיה "אטרקטיבי" לכל אורך ההתקשרות. אטרקטיבי אפשר ליצור במגוון דרכים- % הנחה ממחירון מפורסם; משתלם לחברה ולספק בכפוף לרכישת כמויות גדולות; תמיד בהשוואה לשוק יהיה זול יותר באותם תנאים.

רכשנו מחשבים לכלל הארגון. חודשים אחרי מועד האספקה יצאה גירסה מעודכנת יותר לתוכנות ההפעלה. מה ניתן לעשות?

הדרך הכי טובה היא לדאוג מבעוד מועד לעיגון הנושא בחוזה. אם נאמץ את הגישה של רכש אסטרטגי ונתמיד לשתף את הספקים כחלק אינטגראלי מהליך הרכש אפשר להוסיף תניה שהספק מתחייב כי התוכנות שיסופקו במסגרת ההסכם יכילו רכיבים המתאימים למערכת הפעלה מעודכנת ביותר נכון למועד האספקה. כמו כן במידה ומדובר על רכש מסיבי בכמות גדולה ניתן לדרוש מהספק כי יצרף הצהרת יצרן (עבור כל יצרן של הציוד שיסופק למזמין במסגרת ההסכם) חתומה ע"י היצרן המאשרת כי הספק הוא נציגו של היצרן ומורשה למכור ולספק את הציוד לתקופת ההתקשרות. או אז יש  התייחסות ישירה של היצרן לנושא וסביר להניח שהתוכנות יותאמו. אבל, גם אם אין בחוזה התייחסות - מוטלת על הספק כצד להסכם חובת תו"ל וגילוי נאות. מה המשמעות? ספק שרוכש מחשב תוכנה מיצרן או יבואן דרך כלל יודע מה קורה בשוק – אם הוא ידע לפני המכירה שתוכנה חדשה אמורה לצאת ולא שיתף את הארגון  ומכר מחשבים עם תוכנה בגירסה קודמת - דרך שם לתקוף- הפעולה שלו נגועה בחוסר תו"ל.

יש שינויי בשוק רכיבים שמשפיעים על מחיר התמורה שאנו משלמים לספק הקיים עבור המוצר הסופי. מחיר חומרי הגלם ירד בצורה דרסטית האם ניתן להוריד את המחיר בהסכם מול הספק הקיים?

בעיקרון אם ההסכם ביניכם "סגר" את המחיר בצורה הרמטית, דהיינו ישנה פיסקה שמקבעת את התמורה המשולמת לספק עבור אספקת המוצר – יש בעיה לשנותו. הדרך הטובה היא לתקשר עם הספק על בסיס שיתוף פעולה ולנהל מו"מ הוגן שישקף את המצב האמיתי בשוק. כרגיל, עדיף תמיד להיערך לכך בהסכם ולהוסיף תניה שתנסה לפתור מצב שנובע משינוי דרסטי בנסיבות. רוב השינויים יחולו במקרה של הטלה ו/או ביטול אגרות/מיסים/היטלים ותשלומי חובה אחרית אשר יביאו או עלולים להביא לשינוי או שינוי משמעותי באחוזים במחיר המוצר הסופי הנובע אכן בשינוי במחירי חומרי הגלם. שתי הקצוות - ההתייקרות או ההוזלה – יכולים להקנות  זכאות לסיום ההתקשרות בין הצדדים.

תוקף הביטוח של קבלן עצמאי שביצע עבורנו עבודה פג לאחר סיום ביצוע אותה העבודה. טרם הועבר לקבלן תשלום. האם ניתן לעצור את התשלום בגלל אי חידוש הביטוח?

עיכוב תשלום תלוי במה שקבוע בהסכם. לכאורה, במידה וההסכם קובע כי הקבלן מתחייב שהביטוח יעמוד בתוקפו כל תקופת ההתקשרות וזו אינה מוגבלת רק למועד ביצוע העבודה בפועל אזי אכן ניתן לעכב את התשלום, שכן על פניו מפר הקבלן את ההסכם שכן אינו עומד בתנאים הקבועים בו. יחד עם זאת במידה והקבלן ביצע עבודה נקודתית שאינה מתמשכת ותנאי הביטוח שהיה בתוקפו בעת ביצוע העבודה מכסים נזק שייווצר כתוצאה מאירוע ביטוחי הנובע מהעבודה ניתן לשלם לו את התשלום המגיע לו עבור ביצוע העבודה. בכל אופן מומלץ לבדוק עם יועץ  הביטוח את המשמעות.

אנחנו עובדים עם קבלן שיפוצים (לפי צורך). שקלנו להעסיק אותו באופן קבוע. מה הדרך המומלצת?

העסקת קבלנים דומה מאוד מהרבה בחינות להתקשרות עם ספקים. רק שאלו "מספקים" שירות. מול קבלנים נהוג ורצוי לערוך הסכם שיגן עליכם (וגם עליו) מפני מספר תרחישים. ניתן לערוך הסכם פר עבודה ו/או הסכם שנתי (או רב שנתי). הסכם כזה מכונה "הסכם מסגרת", שכן הוא "ממסגר" את תמונת ההתקשרות של הצדדים. מה גם שכמו כל הסכם גם הסכם מסגרת מפרט מחויבויות הצדדים להתקשרות. למה הכוונה? הצדדים מצהירים כי הם מעוניינים לשתף פעולה ונקבעים מספר "כללי יסוד" אבל כל עבודה נבחנת לגופה. כך שאם יהיה מצב שתקבלו הצעה טובה יותר ו/או תזדקקו למומחיות מיוחדת – אין עליכם חובה דווקא לספק את העבודה הזו לקבלן הזה. ועוד - בהסכם מסגרת כזה לכל עבודה ספציפית צריך להוציא הזמנה שתקבע את התנאים הרלוונטיים לאותה עבודה (מועדי התחלה וסיום העבודה, פירוט ביצוע וחומרים וכיוב').

המשק עובר בשנים האחרונות לoutsourcing - , כלומר העסקת קבלנים עצמאיים בביצוע עבודות שונות/ אספקת שירותים. מה הסיכון?

החשש העיקרי שלנו כמקבלי שירותים מקבלן עצמאי הוא שאם עובדי הקבלן "יסתובבו" באתרי העבודה אנחנו עלולים להיחשף לתביעות שונות בין מצד הקבלן ובין מצד עובדי הקבלן. לפיכך צריך כבר בשלב שלפני חתימת ההסכם להגיע להבנות שיקלו על החיים של כל המעורבים, דהיינו: יש להתייחס בהסכם לשלושה גורמים:

1. החברה שמקבלת את השירותים;
2. הקבלן המספק את השירותים;
3. עובדי הקבלן שיבצעו את השירות בפועל.

ההתייחסות צריכה להיות למספר תחומים העלולים להוות "מוקשים" בהתקשרות: דבר ראשון כאבן יסוד בהתקשרות מול קבלנים כדאי להבהיר חד משמעית הגנה בנושא של יחסי עובד- מעביד, ובעגה המשפטית" מעמד של קבלן עצמאי": הן מול הקבלן עצמו והן מול עובדי הקבלן. דבר שני וחשוב: הוראות בטיחות בעבודה. בעניין זה כדאי להבהיר את הנהוג והמקובל במפעל/אתר העבודה וכן את הוראות הדין הרלוונטיות לנושא. העניין האחרון שיש לו חשיבות מהותית בהתקשרות כזו זה נושא הביטוח של הקבלן הן לעבודה והן לעובדיו – ומומלץ לתאם את זה מול יועץ הביטוח שלכם.

חלק I - אנחנו עומדים לשפץ את בניין המשרדים שלנו. טיפים להתקשרות?

טיפים זה תמיד טוב...הואיל והיריעה קצרה נחלק את התשובה לשלוש חלקים (כמו בצבא): חלק ראשון יפרט המלצות טרום התקשרות. חלק שני – המלצות לפני ביצוע העבודה וחלק שלישי – המלצות לתקופת ביצוע העבודה וסיומה. אז הנה טיפ ראשון: לפני שנכנס בכלל לתוכן ההתקשרות בכל חוזה  ובמיוחד בחוזה כזה חשוב להבהיר מה הדרישות מהצד האחר. דהיינו, תנאי סף להתקשרות: צריך תמיד לוודא שמדובר בקבלן מורשה הרשום כדין בפנקס הקבלנים לעבודות  הספציפיות. (לפי חוק רישום קבלנים יש סיווגים שונים לקבלנים שונים לפי סוג העבודה, היקפה וכיוב').  כמו כן צריך לבדוק שיש בידי הקבלן את כל האישורים וההיתרים הנדרשים לפי הוראות משרד העבודה או הרשות המוסמכת לעניין הספציפי (לדוג' עבודות בגובה או עבודות עם חומרים מסוכנים).

חלק -II  טיפים להתקשרות מול קבלן שיפוצים.

נעלה כאן בקצרה ממש על קצה המזלג עיקרי הסעיפים בהסכם של שיפוץ וזאת לשלבים שלפני הביצוע ובנוסף על ההמלצות מהתשובות הקודמות בנושא. בפעם הבאה נוסיף טיפים להתקשרות שמתייחסים כבר לשלב הביצוע ולאחריו:

1. תקופת ההסכם ולוחות זמנים- חשוב לקבע זמנים לביצוע העבודה. בד"כ עבודת שיפוץ בנויה מרבדים כך שניתן גם לקבוע לוחות זמנים לכל שלב ולהתנות את התקדמות הביצוע בסיום השלב הקודם.
2. דחיות- באותה נשימה של קביעת לו"ז כדאי להסכים מה יחשב כאיחור (כח עליון?) והאם יגיע פיצוי בגין איחור ולאמוד אותו לפי איזה פרמטר שמקובל על שני הצדדים.
3. לוודא שמוסכם על תוכניות מראש ובאישור הגורמים המתאימים ושקיימת תוכנית העבודה. כאן השלב למנות "מפקח" בין מטעמכם ובין חיצוני שיפקח על העבודה  וכן לוודא שמנהל העבודה של הקבלן מקובל עליכם כי הוא זה שיעמוד מולכם ביום יום כל תקופת השיפוץ.

חלק -III  טיפים להתקשרות מול קבלן שיפוצים.

טיפים להתקשרות שמתייחסים לשלב ביצוע עבודת השיפוץ ולסיומה.

1. שינויים, תוספות והפחתות-    בהסכמים כאלו ישנם לפעמים "בלת"מים" שכולנו מכירים. יש צורך בתוספות לעבודה ו/או הפחתה ממנה. כדי שלא יהיו ויכוחים אח"כ כדאי ומומלץ להתייחס למקרה הזה בהסכם ולהסכים על המנגנון לביצוע אותם שינויים הן מבחינת ההתארגנות והן מבחינת התשלום.
2. גורמי ביצוע אחרים – הואיל ואם כבר עושים שיפוץ נהוג גם לערב מספר גורמים כדאי לקבוע בהסכם  כי יהיה שיתוף פעולה בין הגורמים  וכן הואיל ולרוב התקדמות של אחד תלויה באחר יש להדגיש את ההשלכות של איחור בביצוע ע"י הקבלן שעלול להביא להפרת התחייבות החברה כלפי צד ג' (קבלן אחר).    
3. השלמה, תיקונים, תקופת אחריות ותיקון פגמים- אין צורך להרחיב, לא?
4. ניקוי העבודה ואתר העבודה – צריך להתייחס לדברים ולא להשאיר פתוח כמו: לאן ומי אחראי לפנות את הפסולת, האם לנקות כל יום או רק בסיום וכיוב'.       
5. אחריות הקבלן – מכמה אספקטים: אחריות חוזית (לפי מה שקובעים בתנאי ההסכם); אחריות עפ"י דין (אחריות "רגילה" המכוסה ד"כ בפוליסות הביטוח).   
6. ביטוח – לפי מה שיועץ הביטוח ממליץ בהתאם לסוג העבודה, היקפה, הסיכון וכיוב'.
7. וכמובן, חשוב לדרוש ערבות לטיב ביצוע העבודה כדי שעוד כמה שנים לא תעמדו לפני "ברוכים" ולא יהיה למי לפנות...בהצלחה!