בקשות למתן הצעות (בל"מ ו - (RFI, RFP))
מהם RFI ל – RFP ומה ההבדל בינהם?
1. בקשה לקבלת מידע - Request for Information) RFI)
מטרת הליך RFI היא איסוף מידע (מספקים או קבלנים) ביחס למגוון נושאים ובעיקר באשר ליכולתם להיענות לצרכי המזמין ביחס להזמנת מוצרים/שירותים.
ההליך הוא בבחינת מיון ראשוני והכנה לשלבי העבודה שלאחר מכן ולכן פונה ד"כ לבסיס רחב של מציעים פוטנציאליים שאמורים להשתתף בשלב הבא.
הפורמט בו בנוי ה- RFI צריך לאפשר השוואה טכנית ומסחרית בין המציעים השונים ולספק למזמין הבנות ותובנות הן ביחס למציע והן ביחס ליכולתו למלא את צרכי המזמין ולעמוד בהתחייבויות הנדרשות.
בעניינים מורכבים יותר מהווה ה- RFI אבן דרך לקבלת החלטה מושכלת אצל המזמין באשר לדרכי הפעולה המומלצות ומתווה את האופציה הטובה ביותר לקבלת מענה לצרכי המזמין.
הליך RFI מהווה, אם כן, אחת מאבני דרך לתמחור המוצר/שירות/העבודה.
השלב המעשי בו יתקבלו הצעות המחיר הינו שלב ה- RFP.
2. בקשה להצעות מחיר - Request for Proposal) RFP)
כאן מדובר בהליך פניה במסגרתו מתקבלות ונבחנות הצעות מחיר למוצרים/שירותים/עבודות. לעיתים הליך זה עומד בפני עצמו ואינו מהווה שלב שני אחרי RFI. במקרה כזה ישולבו בו גם דרישות מסחריות/פונקציונאליות שאמורות ליתן מענה שלם לצרכי המזמין.
הפורמט בו בנוי ה- RFP מאפשר בסיס השוואתי בין אותם מציעים וקובע, בין היתר, תנאי סף להגשת הצעה.
הליך זה (בין אם הוא מהווה שלב שני אחרי ה- RFI ובין אם הוא עומד בפני עצמו) ממנף את הליכי הרכש אצל המזמין תוך דגש על יכולתו לניהול משא ומתן רציני מול בסיס מציעים פוטנציאלי ומיצוי מירב היתרונות לטובתו בביצוע העיסקה עצמה.
ניהול נכון של ההליך יתנהל במספר מישורים:
פורמט הבל"מ מובנה מראש להשגת התוצאה הטובה ביותר עבור המזמין.
התנאים, הדרישות וההתניות המפורטים צריכים להיות ברורים למציעים.
קביעת תנאי סף ל"כניסת" מציעים לתחרות וקביעת תנאי ההתקשרות - הספקים המגישים הצעותיהם חותמים על הסכם כבר בעת הגשת ההצעות, כהסכמה לתנאיו. כך נפתרות אי הבנות ומחלוקות למיניהן עוד לפני התהוותן.
במקרים מורכבים בו יתיר הליך הבל"מ למציע להציע הצעות יצירתיות. הצעות כאלו הכוללות אסטרטגיות רכש/ שיתופי פעולה/ התייחסות לטווח קרוב/רחוק של מטרות מספקות תובנות מעמיקות ביחס למציע וליכולתו לעמוד בדרישות ולספק את צרכי המזמין.
בנייה נכונה של ההליך תתרום פרטים רבים וחשובים למזמין על המציע ותעניק לו את השליטה המלאה על תנאי ההתקשרות תוך קביעת עקרונות מסחריים ומשפטיים לטובתו. ניהול נכון לא רק שמקצר באופן משמעותי את הליך המו"מ מול הזוכה וחוסך למזמין את העלויות הכרוכות בכך אלא מציב את המזמין בעמדת כח בה עומדות לו כל ההגנות הדרושות במכלול נושאים שונים.